KPI, oder Key Performance Indikator, ist eines der dreibuchstabigen Akronyme, das von jeder Organisation auf dem Planeten verwendet wird. Deshalb werden wir oft gefragt, was die Unterschiede zwischen OKR und KPIs sind. Die Herausforderung besteht darin, dass „KPI“ für verschiedene Menschen unterschiedliche Dinge bedeuten kann, was verwirrend ist.

OKR (Objectives und Key Results) ist ein System

Das erste, das verstanden werden sollte, ist: OKR ist ein System. Es gibt Ihnen vor, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen und klare Prioritäten zu setzen. Und um diese Prioritäten klar abzuarbeiten zu können bedeutet es, zu lernen – NEIN zu sagen – und das ganz häufig.

Wenn alles eine Priorität hat, dann folgt die „Aktivitätenfalle“ und nichts passiert

Der Ansatz der „KPIs“ ist eine signifikante Art und Weise, wie viele Unternehmen Ergebnisse verfolgen. Unternehmen haben oft ein monatliches Meeting, bei dem die Mitarbeiter KPIs abgleichen und dann aufgrund der Fülle von Kennzahlen den Blick für das Wesentliche verlieren. Manchmal ertrinken sie sogar in einem Meer von Kennzahlen und widersprüchlichen Prioritäten.

Der Buchstabe „K“ (in OKR und KPI) bedeutet: „Schlüssel zum Erreichen der Strategie“

Wenige „Ks“, eine Handvoll, die wichtigsten. Die Verwendung von KPIs sollte Sie zwingen, die Schlüsselindikatoren (das was wirklich wichtig ist) vom Rest zu trennen, aber viele Menschen vergessen das. Wenn Sie 30 sogenannte „KPIs“ haben, haben Sie keine – Sie haben nur Indikatoren.

Deshalb begrenzen wir bei den OKRs die Anzahl der wichtigsten Ergebnisse. Ein einzelnes Team oder eine „Truppe“ sollte nur ein Ziel in einem bestimmten Quartal haben, mit bis zu fünf Schlüsselergebnissen.

Die tägliche Arbeit ist vergleichbar mit dem Kauf von Lebensmitteln

Bei den OKRs geht es nicht darum, alles zu verfolgen, was man tut. Andernfalls müsste das Unternehmen bei den OKRs die wichtigsten Ergebnisse für das Einschalten der Beleuchtung, die Reinigung des Büros usw. einbeziehen.

Eine ausgezeichnete Möglichkeit, den Unterschied zwischen Ihren OKRs und der täglichen Arbeit zu verstehen, besteht darin, über die Ziele nachzudenken, die Sie in Ihrem persönlichen Leben haben: Sie können Geld für eine Reise sparen, mehr Zeit mit Ihrer Familie verbringen oder abnehmen. Ich wette, dass der Kauf von Lebensmitteln nicht eines Ihrer Ziele ist, aber man muss es trotzdem tun. Und wenn Ihre Fahrten in den Supermarkt so viel Zeit in Anspruch nimmt, dass Ihre persönlichen Ziele gefährdet sind, müssen Sie die Art und Weise ändern, wie Sie Ihre Ziele umsetzen.

Wenn Mitarbeiter sagen, dass sie ihre OKRs nicht erreichen können, weil die tägliche Arbeit ihnen im Weg steht, dann deshalb, weil sie es nicht verstanden haben, richtige Prioritäten im Arbeitsalltag zu setzen. Gute OKRs zwingen Sie, Aktivitäten mit niedriger Priorität oder ohne Wertschöpfung neu zu bewerten und sie zu reduzieren, zu automatisieren oder auszulagern, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Lassen Sie sich von der täglichen Arbeit nicht in die Quere kommen, um das zu erreichen, was am Wichtigsten ist.

Verschiedene Rollen bzw. Funktionen im Unternehmen werden unterschiedlich viel Zeit in die Abarbeitung der OKRs stecken. So kann beispielsweise ein Team in der Produktentwicklung 80% ihrer Zeit für OKRs und 20% für die tägliche Arbeit aufwenden, während sich jemand in der Buchhaltung in der entgegengesetzten Situation befindet: 20% seiner Zeit sind für OKRs und 80% für die tägliche Arbeit vorgesehen.

Dies ist nur ein hypothetisches Beispiel und keine Richtlinie. Diese Zahlen können je nach Kontext sehr unterschiedlich sein.

Bei den OKR geht es darum, nachhaltige Veränderungen in der Leistung zu schaffen

Es geht nicht darum, alles zu verfolgen, was man tut. Es geht auch nicht darum, sich auf eine Sache zu konzentrieren und alles andere fallen zu lassen.

Nehmen wir an, Sie haben eine kritische Kennzahl, die ein wenig schwankt, aber einen klaren Trend aufweist:

 

Ein OKR sollte die Leistung gegenüber dem aktuellen Trend verbessern:

 

Bei den OKRs geht es darum, nicht nur eine kurzfristige, sondern eine langfristige und nachhaltige Veränderung der Leistung zu erreichen. Es geht es darum, Verhaltensweisen, Systeme, Tools oder Prozesse zu ändern, damit Sie ein neues Leistungsniveau erreichen können.

Um gute OKRs zu setzen, sollten Sie die verschiedenen Aspekte Ihres Unternehmens bewerten und die Treber identifiziert werden, bei denen eine Leistungsänderung die größten Auswirkungen haben würde, während die anderen Elemente in einem stabilen Zustand gehalten werden:

Was passiert, wenn eine Kennzahl/KPI, die sich nicht auf Ihren OKR-Set befindet, vom vorherigen Trend abweicht? Dann müssen Sie darauf reagieren! Und die Kennzahl möglicherweise sogar in Ihre OKRs aufnehmen, um sicherzustellen, dass sie den Wert erreicht, der benötigt wird. Weißt eine andere Kennzahl einen instabilen Zustand auf, ist es höchste Zeit diese ebenfalls in das OKR-Set zu integrieren.  Um zu verstehen, wie man das in der Praxis macht, unternehmen wir eine Reise.

Die Reise: Strategie, OKRs und Überwachung von KPIs

Stellen Sie sich vor, Sie möchten eine Reise unternehmen. Das erste, was Sie entscheiden müssen, ist, wohin Sie gehen wollen. Also benutzen Sie zum Beispiel einen Reiseführer. Der Plan: Ein Trip von München nach Hamburg.

Nachdem Sie sich entschieden haben, wohin Sie fahren möchten, steigen Sie in Ihr Auto ein und geben das Ziel auf Ihrem Navi ein. Es hilft Ihnen den richtigen Weg zu finden, um effizient von München nach Hamburg zu kommen. Das Navi korrigiert immer wieder die Wegstrecke bei Bedarf und Staus können so sinnvoll umfahren werden.

Während Sie nun zu dem von Ihnen gewählten Ziel fahren, zeigt Ihr Auto am Armaturenbrett verschiedene Informationen (Kennzahlen) an z. B. die Menge an Kraftstoff. Solange sich die Zifferblätter auf dem Armaturenbrett innerhalb bestimmter Schwellenwerte befinden, sind sie Ihnen egal – schließlich geht es darum, dorthin zu gelangen, wo Sie hin möchten. Aber wenn Ihr Armaturenbrett zeigt, dass Ihnen der Treibstoff ausgeht, dann müssen Sie Ihren Kurs ändern und eine Tankstelle finden.

Diese Analogie ist eine gute Möglichkeit, den Unterschied zwischen Strategie, OKRs und Monitoring-KPIs zu verstehen:

Die Strategie ist der Prozess der Entscheidung über Ihr Ziel. Es hilft zu entscheiden, wohin man gehen möchtet.

Das OKR-System ist Ihr Navigationssystem. Es wird Ihnen helfen, zu verfolgen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind, und bei Bedarf den Kurs korrigieren. Und genau wie ein Navi hilft Ihnen das OKR-System nicht, das Ziel zu bestimmen, und es wird Ihnen auch nicht helfen, Ihre Strategie zu formulieren.

Monitoring-KPIs sind die Anzeigen auf dem Armaturenbrett Ihres Autos – sie sagen Ihnen, ob alles andere in Ordnung ist.

Monitoring-KPIs

Monitoring-KPIs werden manchmal als Gesundheitsmetriken (Health Metrics) bezeichnet, da sie Ihnen helfen, den allgemeinen Zustand des Unternehmens zu verfolgen. Betrachten Sie sie als medizinische Untersuchungen: Sie werden sie regelmäßig messen. Aber solange sie innerhalb vorgegebener Schwellenwerte bleiben, müssen Sie nicht handeln.

Beispiele für wichtige Ergebnisse im Vergleich zur Überwachung von KPIs

Beispiel 1

Der Traffic auf Ihrer Website läuft gut, also entscheiden Sie sich, sich auf die Konversion zu konzentrieren

Beispiel 2

Ihr Produkt ist stabil, deshalb entscheiden Sie sich, sich auf die Steigerung der Kundenbindung zu konzentrieren:

Beispiel 3

Ihr Unternehmen verkauft einen Abonnement-Service, und obwohl Sie genügend neue Kunden gewinnen können, ist die Kündigungsrate zu hoch. Sie entscheiden sich dafür, sich auf die Erhöhung der Bindung zu konzentrieren:

 

Wie sieht es mit Ihren bestehenden KPIs aus?

Was sollten Sie mit Ihren aktuellen KPIs machen?

Eine kleine Anzahl Ihrer bestehenden KPIs sind diejenigen, die am Wichtigsten sind, und sie werden Teil Ihres OKR-Systems (Ihres Navis). Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass sich Ihre Prioritäten von Quartal zu Quartal ändern können, und Ihre OKRs werden das repräsentieren. Während die KPIs in der Regel Quartal für Quartal gleich sind, ist ein OKR anpassungsfähig und kann sich ändern, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was jetzt wirklich wichtig ist.

Die meisten Ihrer bestehenden KPIs sind nur Dinge, die Sie überwachen müssen, und sie werden Teil Ihres „Armaturenbrettes“ sein. Sie werden sie regelmäßig verfolgen, solange sie innerhalb bestimmter Schwellen bleiben, müssen Sie keine weiteren Aktivitäten unternehmen.

Bestimmt können auch einige Ihrer bestehenden KPIs ersetzt oder aufgegeben werden. Sie können irrelevant oder nur schlechte Kennzahlen sein – zum Beispiel Indikatoren, die lediglich Aktivitäten anstelle von Geschäftsergebnissen verfolgen.

 

Fazit:

OKR ist ein System das hilft die richtigen Prioritäten nachhaltig zu messen, umzusetzen und somit die Leistung zu steigern. Bei der erfolgreichen Umsetzung geht einzig und alleine darum, nachhaltige Veränderungen zu schaffen! Und auch einen Schritt besser zu sein als der Wettbewerb.

 

Quelle: felipecastro.com