Laut einer Umfrage des Fraunhofer-Institutes empfinden 30 % der Befragten, dass Meetings eine reine Zeitverschwendung sei.

Mit Hilfe des Meeting-Knigges werden in Zukunft Meetings effizienter:

1. Sitzen die richtigen Leute am Tisch? Starten Sie mit den Themen, die alle betreffen. Die nur von einigen Themen betroffenen Teilnehmer können nach und nach die Besprechung verlassen.
2. Jede Besprechung hat eine Tagesordnung, die im Vorfeld rechtzeitig an die Teilnehmenden verschickt wird, so dass sich jeder vorbereiten kann und Lösungen und Ideen mitbringen kann.
3. War eine Einladung vorab nicht möglich, sollten die anzusprechenden Punkte auf das Flipchart geschrieben und dann Punkt für Punkt abgearbeitet werden.
4. Zeitrahmen für jedes einzelne Thema festlegen und einhalten. Bestimmen Sie zur Einhaltung der Zeit einen Teilnehmer.
5. Arbeiten Sie an Lösungen und nicht an Problemen. Bestimmen Sie auch da einen Verantwortlichen, der das Meeting unterbricht bei zu viel „Problemgeschnatter“.
6. Führen Sie ein schriftliches Ergebnisprotokoll (wer – macht was – bis wann). Das heißt: Konkrete Umsetzungsaufgaben und Ziele bis zur nächsten Besprechung festlegen.
7. In der nächsten Besprechung von jedem Teilnehmer einen Bericht über die Umsetzung der Aufgaben und Ziele.
8. Arbeiten Sie – wenn immer möglich – mit Bilder und Graphiken – in Ihren Präsentationen. Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte.
9. Stellen Sie Spielregeln auf wie z. B. pünktlicher Start und Ende (wer zu spät kommt, schreibt das Protokoll), Verhaltensregeln für den Umgang miteinander (z. b. aussprechen lassen),  Handys aus (nur falls wirklich notwendig, Handys geräuschlos mit Vibrationsalarm)
10. Am Ende: Um kurzes mündliches Feedback der Teilnehmer bitten.

Viel Spaß beim Umsetzen des Meeting-Knigge!

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